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Os Contabilistas da era digital

Os Contabilistas da era digital

A profissão de Contabilista vive um constante desafio de adaptação.

A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA PROFISSÃO DE CONTABILISTA

Cloudware - Vitor Pinho

Os Contabilistas da era digital

A profissão de Contabilista vive um constante desafio de adaptação, como uma navegação à vista num mar agitado, sem qualquer previsibilidade, que obriga à aprendizagem contínua de novas técnicas de sobrevivência e diferenciação.

São necessárias reações rápidas e assertivas para o cumprimento de prazos apertados, que estrangulam qualquer ciclo de trabalho saudável e ainda sujeitos a multas irreais que há muito demonstram falta de bom senso e empatia com a profissão.

Só quem não conhece o trabalho real destes profissionais e olha de fora é que imagina um trabalho rotineiro, sem grandes mudanças e de alguma forma monótono, como é caricaturado pela generalidade dos humoristas.

Mas na verdade, a necessidade de aprendizagem e acompanhamento das constantes alterações legislativas, bem como de obrigações de reporte e conformidade mutantes, que aparecem como cogumelos nas mais variadas formas de legislação, agora na era digital, até através de FAQs que nascem ao longo do tempo e obrigam a adaptações de sistemas e procedimentos, exigem da profissão uma constante adaptação e atualização de processos.

Os conhecimentos necessários para exercer a profissão de Contabilista Certificado não se restringem apenas às áreas de contabilidade, fiscalidade e legislação laboral. Estes profissionais têm, não só que saber interpretar as leis, mas também garantir amplos conhecimentos de gestão para apoiar os empresários em decisões estratégicas de negócio.

Na realidade, todos estes conhecimentos são fundamentais, mas existe um que se tem vindo a sobrepor na realidade, a informática, e que traz consigo a capacidade de diferenciar o exercício da profissão, a produtividade, a qualidade da informação produzida e a consequente tomada de decisões no negócio.

Os super contabilistas de hoje, sabem todos os truques para instalar uma máquina virtual java, protegem os seus sistemas contra vírus e ataques de encriptação, sabem instalar como ninguém as aplicações da Segurança Social, Autoridade Tributária, etc … muitas vezes incompatíveis entre si e lidar com as diferentes versões de sistemas operativos. Agora mais recentemente tornaram-se também especialistas em XML e conseguem interpretar schemas XSD para analisar qualquer tipo de SAF-T (PT).

As grandes empresas têm departamentos de sistemas com capacidade para apoiar os contabilistas neste tipo de desafios, mas na realidade vivemos num país com 99% de PMEs e a grande maioria das contabilidades são contratadas em serviços “outsourcing” e sem esse suporte técnico.

Muito se fala de transformação digital e de novas tecnologias como machine learning, big data, e outras Buzzwords da moda digital, mas o grande desafio de engenharia deve ser, de facto ajudar estes profissionais para que se possam abstrair da complexidade técnica dos sistemas, acabar com ficheiros e com o papel desnecessário, permitindo concentrar o esforço e o conhecimento dos contabilistas no que é mais importante, a contabilidade, informação em tempo real e o apoio de gestão, tão fundamental para a evolução das empresas.

O TOConline foi desenvolvido com este grande objetivo, abstrair a complexidade, libertar o contabilista das “garras” dos problemas da microinformática e dos de sistemas complexos que obrigam a constantes adaptações e custos elevados de manutenção.
Processamos anualmente mais de 100 milhões de lançamentos contabilísticos, no contexto de 82000 empresas das mais variadas atividades, falamos constantemente frente a frente com cerca de 10.000 contabilistas que nos apresentam as dificuldades, problemas e sugestões de melhoria sem nenhum intermediário, obtendo o real conhecimento sobre a profissão.
Na era da transformação digital os sistemas têm que “falar” entre si, comunicar através de micro serviços web, sem recorrer a ficheiros com a capacidade de obter e validar informação de forma automática.
Ninguém questiona a facilidade de comunicação dos documentos de transporte ou até faturas em tempo real com a Autoridade Tributária, por outro lado continuamos a vivenciar procedimentos arcaicos na entrega da declaração do IVA, DMR, DRI, M22 ou IES, em que os sistemas não “falam” entre si. Após a comunicação dos ficheiros não existe um reporte conveniente dos erros centrais para a contabilidade, obrigando a procedimentos manuais de correção e submissão. Este tipo de dificuldade é inadmissível nos sistemas modernos, as várias entidades têm a obrigação de evoluir para APIs de comunicação mais completas, que permitam simplificar o trabalho de validação e submissão da informação reportada.

O SAF-T (PT) de contabilidade
Um ano de adiamento na entrega do ficheiro SAF-T (PT) não é nada, já passou um ano sobre o último adiamento. Conscientes da dificuldade dos contabilistas, fomos pioneiros na certificação do TOConline com o SVAT, preparados desde o primeiro momento, vamos até ter que revalidar a certificação até fevereiro de 2020, ainda antes da obrigatoriedade da submissão do SAF-T de contabilidade.

Na realidade, a justificação para este novo adiamento é a falta de preparação da maioria dos sistemas de contabilidade, o que realça o comprometimento da evolução do TOConline de acordo com as necessidades dos profissionais. Temos uma enorme preocupação sobre o procedimento de envio, sabemos que estamos a falar de ficheiros de elevada dimensão e que é fundamental a existência de APIs de validação e reporte de estado que minimizem as iterações de extração e submissão de ficheiros adaptados ao pré-preenchimento correto da IES.

O fim do papel
Um ano de adiamento na entrega do ficheiro SAF-T (PT) não é nada, já passou um ano. É o momento de apanhar a onda digital, acabar com os documentos desnecessários em papel, chegar ao sonho da simplificação da contabilização das faturas, facilitando a vida aos empresários que já não têm carteiras para tantos talões e dos contabilistas que guardam em papel, documentos que muitas vezes até se tornam ilegíveis ao longo do tempo.

O passo dado no Decreto-Lei nº28/2019 sobre a equivalência do valor provatório dos documentos digitais representa um enorme avanço na contabilidade digital.
Hoje em dia recebemos a maioria dos documentos por e-mail em formato PDF. Estes documentos podem agora ser encaminhados para o TOConline, que conseguirá arquivar o original do documento, anexar aos dados importados do e-fatura e contabilizar automaticamente o documento.

Brevemente todas as faturas irão incluir um código de barras (QR Code) que contém a informação que hoje existe no e-fatura. Nesse momento o empresário poderá tirar uma fotografia a qualquer talão numa loja ou restaurante e enviar diretamente para o TOConline, criando ao mesmo tempo o registo contabilístico e o arquivo do documento sem qualquer intervenção manual.

O trabalho manual de lançamento deste tipo de documentos poderá ser evitado e o contabilista passará a realizar um trabalho de verificação, com muito maior produtividade.

O empresário conseguirá também pesquisar o original de qualquer documento de forma simplificada, acompanhar os documentos entregues, os documentos em falta, e partilhar toda a informação online com o seu contabilista.

Do trabalho com o foco transacional para o analítico e previsional
Os contabilistas vivem sufocados com registos manuais de informação, tarefas que se repetem mês após mês sem grande valor acrescentado.
Chegou o momento da mudança de paradigma, de exigir às várias entidades eficiência e integração dos vários sistemas de informação. São necessários mecanismos automáticos que evitem tarefas repetitivas e que podem ser realizadas por “bots” ou outros agentes inteligentes.

Esta nova realidade permitirá a realização de um trabalho de análise e sistematização da informação relevante para o negócio. Os contabilistas poderão focar os seus esforços na produção de informação previsional, que reduzirá a incerteza e ajudará os empresários numa gestão de longo prazo, com orçamentos e planos de negócio mais fiáveis e rigorosos.

Sobre o Autor

Vitor Pinho - CEO da Cloudware. S.A. Cloudware. Business é um software desenvolvido pela Cloudware.

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